Acccloud โปรแกรมบัญชี

การวางแผนสินค้าเป็นเรื่องจำเป็น เพื่อมิให้เกิดภาวะที่ผู้ค้าปลีกมีสินค้าคงคลังมากหรือน้อยเกินไป (มากไปต้นทุนก็จมอยู่ที่วัตถุดิบ และ ต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บ น้อยไปก็เสี่ยงต่อสินค้าไม่พอผลิต) ดังนั้นหน้าที่ของฝ่ายคลังสินค้าคือ ต้องควบคุมปริมาณของสินค้าคงคลัง หรือ การบันทึกจำนวนหน่วยสินค้าที่อยู่ในมือ ที่สั่งซื้อ และขายในงวดหนึ่ง ซึ่งเป็นสิ่งแสดงถึงระดับการยอมรับของลูกค้าต่อสินค้าแต่ละรายการ การควบคุมปริมาณจะเป็นการติดตามจำนวนรายการหรือชิ้นของสินค้า เพื่อช่วยผู้ซื้อในกรณีที่จะทราบว่าควรจะซื้อสินค้าจำนวนเท่าใด วิธีการง่ายๆ และไม่แพง ในการควบคุมปริมาณ เช่น การดูด้วยสายตา การนับสินค้าคงเหลือเฉพาะส่วนหนึ่งทุกวัน และผลัดเปลี่ยนหมุนเวียนกันไป ระบบการบันทึกในเอกสารเมื่อมีการขาย

การแก้ปัญหาเรื่องสินค้าที่สาเหตุ คือการใช้หลักการของ Logistic หรือ ห่วงโซ่อุปทาน เข้ามาช่วยในการบริหารจัดการ โดยมีเทคโนโลยีที่เข้ามาช่วยระหว่าง Supplier ไปจนถึง กิจการ เช่น ระบบ Vender chain WareHouse Management หรือ ใช้ Electronic Data Interchange (EDI) เป็นต้น เพื่อให้เกิดการ Stock ให้น้อยที่สุด แค่พอเพียงต่อการใช้เท่านั้น

 

 

ลอจิสติกส์ หมายถึง กิจกรรมทุกอย่างที่ทำขึ้นเพื่อทำความแน่ใจว่าสินค้า และบริการจะเดินทางจากจุดกำเนิดไปยังลูกค้าขั้นสุดท้าย ส่วน การจัดการลอจิสติกส์ หมายถึง กระบวนการทั้งหมดในการจัดหาวัตถุดิบ การรับ การติดป้ายชื่อ และการเคลื่อนย้ายตัวสินค้า และบริการไปยังลูกค้า ในการทำลอจิสติกส์ของสินค้า และการจัดการประกอบด้วยมุมมองทุกด้านของระบบ ตั้งแต่การจัดการลอจิสติกส์ การเลือกวิธีการขนส่ง การตรวจสอบ การจัดเก็บสินค้า และการจัดการโซ่อุปทาน

ผู้ค้าปลีกยังมีภาระเพิ่มในการพัฒนาระบบรีเวอสลอจิสติกส์ (Reverse Logistics) หมายถึง การพัฒนานโยบาย และวิธีการสำหรับการคืนสินค้าที่ซื้อโดยลูกค้าไปยังร้านค้าหรือผู้ขายหรือผู้ผลิต

การจัดการ Logisitic ได้สำคัญอย่างแรกคือข้อมูลทางด้าน Stock ต้องดีในขั้นต้นแล้ว จึงสามารถขยับไปทำต่อได้ ดังนั้นหากธุรกิจคิดจะทำด้าน Logisitc เริ่มต้นคือ โปรแกรมบัญชี ต้องรองรับให้ได้ดีเสียก่อน จึงมีข้อมูลเพียงพอจะเดินหน้าต่อไปได้ โปรแกรมบัญชี AccCloud เหมาะสำหรับธุรกิจที่ในอนาคตจะใช้ระบบ Logistic ครบวงจร เนื่องจาก 1 ระบบโปรแกรมบัญชี AccCloud ERP นั้น Online และ มี Function ที่ซับซ้อนเพียงพอกับการรับส่งข้อมูลเชิงลึกระหว่างกัน 2 โปรแกรมบัญชี AccCloud มี API Webservice ที่รอบรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลได้ทุกชนิด

งบกระแสเงินสด งบกระแสเงินสดคือ งบการเงินที่แสดงการเปลี่ยนแปลงเงินสดของกิจการในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง เช่น รอบปีบัญชี โดยจะแสดงการได้มาและใช้ไปของเงินสดและรายการเทียบเท่าเงินสดของ 3 กิจกรรมหลักคือ กิจกรรมดำเนินงาน กิจกรรมลงทุน และ กิจกรรมจัดหาเงิน ช่วยให้ผู้ใช้สามารถประเมินสภาพคล่องของกิจการ โดยเฉพาะความสามารถในการชำระหนี้

 

 

ข้อมูลที่ปรากฏในงบกระแสเงินสด จะเป็นข้อมูลสำคัญที่ผู้ใช้งบการเงินสามารถนำ ไปใช้ประโยชน์ในด้านต่างๆ ดังนี้

1. เพื่อให้ผู้บริหารงานสามารถวิเคราะห์เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นของเงินสด

2. บ่งบอกถึงสภาพคล่องในการดำเนินธุรกิจ

3. เพื่อใช้ในการวางแผนการเงินในอนาคตเนื่องจากงบกระแสเงินสดจะแสดงให้ทราบถึงที่มาที่ไปของเงินสดว่า กิจการได้รับ หรือ จะต้องจ่ายเงินสดจากแหล่งใด เป็นจำนวนเท่าใด

4. เพื่อให้ผู้บริหารงานสามารถวางแผนการใช้จ่ายเงินของกิจการได้

5. เพื่อให้ผู้บริหารทราบถึงความสามารถในการทำ กำไรของกิจการ 6. เพื่อให้ผู้บริหารทราบถึงการเปลี่ยนแปลงในสินทรัพย์สุทธิ

งบกระแสเงินสดประกอบไปด้วยองค์ประกอบดังนี้คือ

• กระแสเงินสดจากกิจกรรมดำเนินงาน คือ กระแสเงินสดที่เกิดจากกิจกรรมหลักที่ก่อให้เกิดรายได้ของกิจการ และกิจกรรมอื่นที่ไม่ใช่กิจกรรมลงทุนหรือกิจกรรมจัดหาเงิน

• กระแสเงินสดจากกิจกรรมลงทุน คือ กระแสเงินสดที่เกิดจากการได้มาและการจำหน่ายสินทรัพย์ระยะยาวและเงินลงทุนอื่นซึ่งไม่รวมอยู่ในรายการเทียบเท่าเงินสด

• กระแสเงินสดจากกิจกรรมจัดหาเงิน คือ กระแสเงินสดที่เกิดจากกิจกรรมที่มีผลให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในขนาดและองค์ประกอบของส่วนของเจ้าของและส่วนของการกู้ยืมของกิจการ ดังแสดงในตัวอย่างดังรูป

 

  

โปรแกรมบัญชีมีเพียงไม่กี่รายที่มี การคำนวณงบกระแสเงินสด โปรแกรมบัญชี AccCloud ERP  เป็นโปรแกรมบัญชีที่มีการคำนวณงบกระแสเงินสดในตัวเองโดยไม่ต้องติดตั้งหรือซื้อเพิ่ม สามารถใช้งานได้จาก รายงาน >> รายงานบัญชี >> งบกระแสเงินสด

วันนี้พอดีผมได้ไปอ่านบทความนึงที่น่าสนใจต่อรูปแบบการบริหารธุรกิจในยุคปัจจุบันนี้มาฉบับนึง ด้านนวัตกรรมการบริการ เลยจะขอมาแชร์บางส่วนของบทความให้ทุกๆท่านได้อ่านกันตามนี้ครับ

 

 

“นวัตกรรมช่วยทําให้ผู้ประกอบการค่อยๆ ก้าวนําคู่แข่งออกไปทีละน้อย ซึ่งหากองค์การใดไม่สามารถคิดค้น นวัตกรรมได้ในขณะที่องค์การอื่นๆ มีการคิดค้น เปลี่ยนแปลงและปรับปรุงกระบวนการดําเนินการต่างๆ อยู่ ตลอดเวลา จะทําให้เกิดความเสี่ยงต่อผลการดําเนินงาน ขององค์การได้

นวัตกรรมการบริการเป็นแนวคิดที่ต่อยอดมาจาก เรื่องโซ่คุณค่า (Value Chain) หรือกระบวนการส่งต่อสินค้า และบริการให้ถึงมือลูกค้าอย่างราบรื่น เพียงแต่ได้เพิ่มเรื่อง การสร้างสรรค์บรรจุภัณฑ์บริการ การตอบสนองความ ต้องการของผู้บริโภคอย่างทันที (Real-time) ระบบการส่ง มอบสินค้าที่มีประสิทธิภาพสูง และการใช้อินเทอร์เน็ตหรือ ระบบดิจิตอลมาให้บริการแก่ลูกค้า จุดเด่นของภาคบริการจึงอยู่ที่การเร่งหาความคิด ใหม่ๆ ช่วงชิงความต้องการบริโภคสินค้าในวิธีการที่แข่งกับ เวลาและเพิ่มแนวทางการจัดหาสินค้าสู่ผู้บริโภคด้วย คุณภาพ ราคา ตําแหน่งคุณค่าของสินค้าและความสัมพันธ์ กับคู่แข่ง นวัตกรรมการบริการสามารถเริ่มขึ้นตั้งแต่ กระบวนการผลิต การวางแผนการผลิตจําเป็นต้องควบรวม การผลิตเข้ากับการบริการ โดยบริษัทต่างๆ จะเน้นการ สร้างทักษะความสามารถในการปฏิบัติงานของพนักงาน ภายในมากกว่าการจ้างเอาต์ซอร์ส (Out Source) ส่งเสริมพนักงานให้มีความ สามารถในการใช้นวัตกรรม การสร้างพันธมิตรทางธุรกิจ การเพิ่มคุณค่าผลิตภัณฑ์ด้วย การสร้างภาพลักษณ์ที่ทันสมัย

การจัดการนวัตกรรมการบริการ

เศรษฐกิจโลกในยุคปัจจุบัน เป็นเศรษฐกิจที่พึ่งพิง ภาคบริการเป็นหลัก กว่าร้อยละ 60 ของประเทศที่พัฒนา แล้ว มีสัดส่วน GDP ของประเทศมาจากภาคบริการ (กิตติ ยา กุลวัฒนาพร, 2552) เมื่อภาคบริการมีความสําคัญต่อ เศรษฐกิจโลก จึงเป็นที่มาของกระแสการแข่งขันแย่งชิง ลูกค้า และเป็นที่มาของกระแสนวัตกรรมบริการ ซึ่งก็คือ การนําแนวคิดนวัตกรรมมาใช้ในการหาแนวทางการ ดําเนินงานที่ตอบสนองความต้องการของลูกค้า การจัดการนวัตกรรมได้รวมเอาศาสตร์หลาย แขนงมาไว้ด้วยกัน ไม่ว่าจะเป็นวิทยาศาสตร์และ เทคโนโลยี วิศวกรรม สังคมศาสตร์ ศิลปศาสตร์ เศรษฐศาสตร์ บริหารธุรกิจและการตลาด ด้วยเหตุนี้ การ จัดการนวัตกรรมจึงถือได้ว่าเป็นการจัดการศักยภาพใน หลายแขนงเพื่อให้ได้มาและรักษาศักยภาพในการแข่งขัน และสร้างสรรค์ผลิตภัณฑ์ ความรู้ แนวปฏิบัติ และ กระบวนการใหม่ที่ดีขึ้นเมื่อพิจารณาในด้านกิจกรรม จะพบว่าสิ่งสําคัญ ที่สุด คือ การปรับกระบวนทัศน์ (Paradigm Shifts) เพื่อให้ เกิดมุมมองใหม่ในการบริหารทรัพย์สินที่ไม่สามารถจับต้อง ได้ โดยผู้ที่มีความสําคัญที่สุดในการปรับกระบวนทัศน์คือ ผู้ประกอบการหรือนักนวัตกรรม โดยกิจกรรมหลักที่นัก นวัตกรรมจะต้องให้ความสําคัญ ได้แก่ 1) กลยุทธ์ เทคโนโลยีและนวัตกรรมเช่นการใช้ระบบ Cloud ช่วยในการบริการ ที่ช่วยในการทำงานกระจายของข้อมูลต่างๆ 2) การพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ 3) พันธมิตรธุรกิจ 4) การปฏิบัติงานและการผลิต 5) กระบวนการเชิงพาณิชย์6) การวิจัยและพัฒนา โดยมี ปัจจัยภายนอกหลัก 4 ด้าน เป็ นตัวกําหนดการปรับ กระบวนทัศน์ใหม่ในการจัดการนวัตกรรม ได้แก่ 1) การเปลี่ยนแปลงรูปแบบนวัตกรรม 2) การเปลี่ยนแปลง รูปแบบอุตสาหกรรม 3) ระบบธุรกิจและนวัตกรรม 4) โลกา ภิวัตน์(พันธุ์อาจ ชัยรัตน์, 2549: 17-18)

มาโคโตะ ยูซูอิ (2555) กล่าวว่า การจัดการ นวัตกรรมการบริการให้ประสบความสําเร็จจะต้องคํานึงถึง ปัจจัย 4 ประการ คือ

1. ใช้แนวคิดที่มีผู้ดํารงชีวิต (ลูกค้า) เป็น จุดเริ่มต้น

2. การปฏิรูปกรอบที่มีอยู่เดิม

3. การสร้างโครงสร้างพื้นฐานที่เป็นแบบ แพลตฟอร์มที่เหมาะกับธุรกิจบริการ

4. บริการที่มีลักษณะของการมีส่วนร่วม”

การปรับปรุง Platform และ ปฏิรูปกรอบเดิม สำหรับการบริการ มีอีกวิธีนึงคือการใช้ระบบสารสนเทศเข้ามาช่วย โปรแกรมบัญชี AccCloud เป็นโปรแกรมที่ได้ออกแบบมาเพื่อตอบสนอง การใช้นวัตกรรมการบริการอย่างแท้จริง

ที่มา วารสารการจัดการสมัยใหม่ ปีที่ 14 ฉบับที่ 2 เดือนกรกฎาคม – ธันวาคม 2559 (ชัชพล ทรงสุนทรวงศ์, 13-24)

www.acccloud.tech

 

 

 

 

ก่อนอื่นเรามาทราบก่อนว่า อัตราส่วนทางการเงินที่แสดงถึงความสัมพันธ์ของผลกำไรและสัดส่วนการลงทุน ที่เรียกว่า ROI และ ROEคืออะไร โดยปกติแล้ว เงินลงทุนจะถูกแบ่งออกมาเป็น 2 ชนิดประเภทด้วยกันคือ “เงินทุนส่วนของเจ้าของ” โดยปกติ เจ้าของกิจการมักใช้ทุนส่วนตัวในการเริ่มต้น แต่ปกติแล้วถ้าทุนไม่เพียงพอ จึงจำเป็นต้องหาเงินทุนเพิ่มเติ่มในรูปแบบต่างๆ ที่เรียกว่า “เงินทุนจากแหล่งอื่น” เช่น การกู้ธนาคารหรือ สถาบันการเงิน การออกหุ้นกู้ เป็นต้น เมื่อได้เงินทุนที่เพียงพอแล้ว จึงนำมาดำเนินกิจการจนเกิดผลกำไรสุดท้ายที่เรียกว่า กำไรสุทธิ ดังนั้น

ROI อัตราผลตอบแทนจากการลงทุน (Return on Investment, ROI ) จึงคำนวณจาก ฐานเงินลงทุนรวม (ทุนส่วนของเจ้าของ และ ทุนจากแหล่งอื่น ) เพื่อแสดงถึง ประสิทธิภาพการดำเนินงานว่า “การลงทุนครั้งนี้ สามารถสร้างผลตอบแทนกลับคืนมาจากเงินลงทุนทั้งหมดได้กี่เปอร์เซนต์” ดังนั้น ยิ่งค่า ROI สูง จึงยิ่งดี

ROI = (กำไรจากการดำเนินการ / เงินลงทุนรวม ) x100%

 

 

ROE อัตราผลตอบแทนต่อส่วนของเจ้าของ (Return on Equity, ROE ) คำนวณจากฐานเงินลงทุนเฉพาะส่วนของเจ้าของ เพื่อแสดงว่า “การนำเงินทุนตนเองมาลงทุนครั้งนี้ จะได้ผลตอบแทน กลับคืนมากี่เปอร์เซนต์” ดังนั้น ยิ่งค่า ROE สูง จึงยิ่งดี

ROE = (กำไรจากการดำเนินการ / เงินลงทุนส่วนเจ้าของ ) x100%

ตัวอย่างเช่น

“นาย ก ลงทุนโครงการสร้างโรงงานขาย ต้องใช้เงินลงทุนรวมทั้งสิ้น 25 ล้านบาท แต่ตัวเองมีเพียง 15 ล้านบาท นาย ก ได้ทำการกู้เงินสถาบันการเงินเพิ่มอีก 10 ล้านบาท หลังจากนั้น เมื่อสร้างเสร็จแล้วขายหมด ได้กำไรสุทธิหลังจากหักค่าใช้จ่ายทั้งสิ้น 7.5 ล้านบาท”

จากตัวอย่าง พบว่า

เงินทุนส่วนของเจ้าของ 15 ล้านบาท

เงินทุนจากแหล่งอื่น 10 ล้านบาท

มีกำไรสุทธิ 7.5 ล้านบาท

จะได้ ROI = ( 7.5 / 25 ) x 100 = 30%

ROE = (7.5 / 15) x 100 = 50%

แสดงว่า การลงทุนนี้ นาย ก มีผลตอบแทน 50% มีผลตอบแทนทั้งโครงการ 30%

การวิเคราะห์งบการเงินในส่วนนี้ มีอยู่ในโปรแกรมบัญชี AccCloud หัวข้อรายงาน >> ระบบบัญชี >> วิเคราะห์งบการเงิน

สามารถศึกษาข้อมูลของระบบบัญชีได้ที่นี่ >> คลิ๊ก

ที่มา www.acccloud.tech

บทความที่เกี่ยวข้อง

• ทำไมธุรกิจต้องปรับมาใช้โปรแกรมบัญชีแบบออนไลน์
• ทักษะสำคัญทางบัญชีที่ผู้ประกอบการทุกคนไม่ควรพลาด
• 3 คุณสมบัติสำคัญที่จำเป็นต่อโปรแกรมบัญชีในยุคดิจิทัล

ถ้าพูดถึงการดำเนินชีวิต หรือ การตัดสินใจต่างๆในโลกยุคปัจจุบัน สิ่งที่หนีไม่พ้นคือ การนำข้อมูลในอดีตที่ถูกต้องมาช่วยเป็นปัจจัยในการตัดสินใจว่าเราจะดำเนินการเรื่องต่างๆ หากเป็นในสมัยก่อน การนำข้อมูลในอดีตอาจจะไม่ได้มีความหมายมากสักเท่าไหร่ เนื่องจาก การเก็บข้อมูลต่างๆยังมีน้อยและ คู่แข่งของเราก็ไม่ได้แตกต่างกับเรามากนัก ดังนั้นในเมื่อสิ่งแวดล้อมทั้งทางด้านการแข่งขัน และ ทางด้านเทคโนโลยีไม่ได้มีความแตกต่าง การดำเนินธุรกิจในสมัยก่อน ทุกๆคนจึงมีความเท่าเทียมกัน แต่แข่งกันที่การจัดการและ การนำมาใช้ซึ่งทรัพยากรของเราเท่านั้น

ในโลกยุคปัจจุบันจะแตกต่างกับในสมัยก่อนอย่างสิ้นเชิง ข้อมูลจัดเป็นสิ่งที่สำคัญมาก ในปัจจุบันข้อมูลส่วนบุคคล หรือ องค์กรแทบจะถูกจัดเก็บตั้งแต่เราตื่นนอนมาตอนเช้า หรือ เราเข้าทำงานในวินาทีแรกเลยทีเดียว ดังนั้น ข้อมูลเหล่านี้จะถูกประมวลผลและนำไปใช้ในการตัดสินใจได้อย่างเป็นจำนวนมาก ดังนั้นองค์กรที่รู้จักวิธีการใช้ของข้อมูล และ องค์กรที่มีระบบจัดเก็บข้อมูลที่ดีและทันสมัยย่อมได้เปรียบในแง่โครงสร้างการบริหารกว่า องค์กรที่ไม่มี

ลักษณะของการจัดเก็บข้อมูลแบบดั้งเดิม เราจะใช้เทคโนโลยีที่เรียกว่า File Base หรือเก็บข้อมูลในรูปแบบไฟล์ เช่น dBase, Foxbase หรือ MS Access เป็นต้น ซึ่งมีข้อจำกัดสูงมากและ ไม่ยืดหยุ่นต่อการขยายตัวและการเติบโดในอนาคตของธุรกิจ รวมถึงยังมีความเสี่ยงต่อการ โดน Virus หรือ ไฟล์เสียไม่ว่าจะเป็นปัจจัยภายในเช่น มีคนไปลบไฟล์ทิ้ง หรือ Harddisk เสีย หรือ ปัจจัยภายนอกเช่น เครื่องที่เก็บข้อมูลเสีย ไฟซ๊อต หรือ น้ำท่วมเป็นต้น

การจัดเก็บข้อมูลแบบยุคกลาง (Client Server) คือ การติดตั้งระบบฐานข้อมูลไว้เครื่อง Server และ การติดตั้งโปรแกรมไว้แต่ละเครื่องที่จะใช้งานโดยต่อสายแลนเพื่อใช้งานระบบ ในวิธีนี้ไม่แตกต่างจาก Filebase เลยคือมีความเสี่ยงซึ่งกลายคลึงกัน และ การเข้าถึงฐานข้อมูลยังมีช่องโหว่จำนวนมากอีกด้วย นอกจากนั้น หากธุรกิจที่มีสาขาจำนวนมาก จะใช้ระบบแบบนี้ไม่ได้ เนื่องจากปัญหาเรื่องเทคโนโลยีการส่งถ่ายข้อมูลแบบดั้งเดิมจะไม่เหมาะสมกับการใช้งานผ่านเครือข่าย internet ทำให้องค์กรต้องไปเช้าสัญญาณ lease line ซึ่งราคาแพงมหาศาลมาใช้ในองค์กร

การจัดเก็บข้อมูลแบบยุคปัจจุบัน (Cloud Server) แบ่งเป็น Public Cloud และ Private Cloud กล่าวคือการใช้งาระบบผ่าน Cloud Service รองรับผู้ใช้ได้จำนวนมากๆ พร้อมกับรายการจำนวนมากเช่นเดียวกัน ไม่มีปัญหาเรื่องความเร็วในการใช้งาน เพราะใช้เทคโนโลยี แบบใหม่และมีการ update ตลอดเวลา รวมถึง การแก้ไขระบบผู้ใช้งานจะแทบไม่รู้สึกอะไร ไม่ต้องรอให้มีการ Remote ไปติดตั้งเสียเวลาเป็นวันๆ การ update จะใช้เวลาเพียง ไม่เกิน 5 นาที ทุกเครื่องผู้ใช้งานจะได้ระบบใหม่ในทันที และด้วยระบบ Cloud Server นั้น ระบบฐานข้อมูลได้ถูกแยกออกไปตามประเภทการใช้งานจำนวนมาก ดังนั้น ด้วยจำนวนข้อมูลที่สามารถรองรับได้มหาศาล รวมถึงความเสถียรและ ความถูกต้องของระบบจึงมีมากกว่าระบบแบบดั้งเดิม

 

ในอดีต จนถึงปัจจุบันคงปฏิเสธไม่ได้ว่า รากฐานขององค์กรด้านการผลิตในแง่ข้อมูลจะหนีไม่พ้นข้อมูล 3 ส่วนด้วยกันคือ ข้อมูลด้านบัญชีการเงิน (ซื้อ ขาย จ่าย รับ ลูกหนี้ เจ้าหนี้ ) ด้านสินค้าวัตถุดิบ และ ด้านการผลิตและสูตรต่างๆ ดังนั้น การจัดเก็บข้อมูลทั้ง 3 มิตินี้จึงนับเป็นสิ่งที่สำคัญที่จะต้องใช้ระบบที่ครอบคลุมกระบวนการทำงาน และมีความทันสมัยต่อการเปลี่ยนแปลงของสังคม (เช่นการใช้ระบบ Cloud เข้ามาช่วยในการทำงาน)

โปรแกรมบัญชี AccCloud.tech เป็นระบบที่ได้ถูกออกแบบมาเพื่อตอบสนองกับการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้และ ตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของสังคมในอนาคตเช่นเดียวกัน

หากเราเปรียบข้อมูลของ องค์กร คือ กระแสเลือดในร่างกาย แล้ว รหัสพื้นฐานของระบบ สามารถเปรียบได้กับ โครงกระดูก ของร่างกายเลยทีเดียว สาเหตุเป็นเพราะหาก เรา Set Up ข้อมูลพื้นฐานผิดพลาดไป เช่นสร้างรหัสบัญชีจากรายได้ ไปอยู่ในหมวดค่าใช้จ่าย เวลาที่เราต้องการจะดูว่าธุรกิจเรากำไรขาดทุนเท่าไหร่ ผลก็คือจะขาดทุนตลอดเวลา หรือ หากเราสร้างรหัสสินค้า แบบไม่ถูกต้อง เช่นสร้างเสร็จแล้วทิ้งไปเรื่อยๆ นั่นก็หมายถึงวันนึงเราจะมีสินค้าเป็นล้านๆรายการทั้งที่ความเป็นจริงแล้วมีแค่ไม่ถึง 1000 รายการ

ข้อมูลพื้นฐาน ผมขอเปรียบเสมือนกับ อะไหล่รถยนต์ รถยนต์คันไหน อะไหล่ยิ่งมาก ยิ่งดูแลลำบาก เพราะรายการอะไหล่ที่ต้องคอยเปลี่ยนมันเยอะและมันสัมพันธ์กันหมด เช่นเดียวกัน แน่นอนว่าไม่มีใครอยากจะ Set รหัสที่มันมีเยอะจนเกินไป เพราะนอกจากจะดูและยากแล้ว ยังมีโอกาสหยิบผิดรหัสไปใช้งานได้เช่นเดียวกัน

สาเหตุที่องค์กรมีรหัสเยอะแยะมากมาย จากที่ผมเคยเจอมา จะเป็นเพราะ

1. เจ้าหน้าที่คนเดิมตั้งไว้ โดยที่ตอนแรก ตั้งแค่ให้พอทำงานได้ แต่พอนานเข้าๆ การตั้งก็ตามใจฉันตั้งกันมาเรื่อยๆ จนสุดท้ายแล้ว พอเจ้าหน้าที่คนเดิมไม่อยู่ คนใหม่เลยทำอะไรไม่ถูกเพราะข้อมูลมันเยอะไปหมด
2. การตั้งรหัส ไม่มีกฎเกณฑ์ที่ตกลงกันไว้แต่แรก โดยมากการตั้งรหัสเหล่านี้จะทำในโปรแกรมบัญชี ผู้ตั้งเวลาคิดอะไรไม่ออกก็จะใช้วิธี running number ไปเรื่อยๆ (วิธี Running Number เป็นวิธีที่ สร้างปัญหาในระยะยาวที่สุดในทุกๆวิธีของการตั้งรหัส)
3. โปรแกรมบัญชีเดิม ไม่มีมาตรฐานการตั้ง (เน้นง่าย แต่สร้างปัญหาในระยะยาว) ทำให้ในระยะยาว การตั้งรหัสมั่วและ ซ้ำซ้อนได้ง่ายๆ

 

 

 

วิธีการตั้งรหัสที่ถูกต้อง

ทำได้ไม่ยาก ขอให้ทุกคนในบริษัทมาประชุมกันเรื่องมาตรฐานการตั้งรหัส ขอให้เน้นที่ทุกคนในองค์กรเข้าใจตรงกัน และ เป็นรูปแบบเดียวกัน เป็นใช้ได้ หรือหากต้องการข้อแนะนำใดๆ ขอเชิญมาอบรมวิธีการ Setup ข้อมูลพื้นฐานและติดตั้งรหัสได้ที่ บริษัท AccCloud.tech ในเวลาทำการ ทางเราจะมีบุคลากรให้คำแนะนำการ set up ข้อมูลประจำอยู่ที่บริษัทอยู่แล้ว ***การอบรมไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ

โปรแกรมบัญชี AccCloud.tech เป็นโปรแกรมที่เน้นด้านความถูกต้องเป็นหลัก ดังนั้นเรื่องการติดตั้งข้อมูลพื้นฐานทางเราจึงต้องตรวจสอบให้รอบคอบเสียก่อน ก่อนที่จะขึ้นระบบ