โปรแกรมบัญชีเป็นโปรแกรมซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้ธุรกิจติดตามและจัดการธุรกรรมทางการเงินของตน โปรแกรมบัญชีโดยทั่วไปมีคุณสมบัติสำหรับการบันทึกใบแจ้งหนี้ ค่าใช้จ่าย และการชำระเงิน การสร้างรายงานทางการเงิน และจัดการสินค้าคงคลัง นอกจากนี้ยังสามารถใช้เพื่อเตรียมการคืนภาษีและจัดการบัญชีเงินเดือน
มีโปรแกรมบัญชีต่างๆ ให้เลือกมากมาย ทั้งแบบคลาวด์และแบบเดสก์ท็อป โปรแกรมบัญชียอดนิยมบางโปรแกรม ได้แก่ QuickBooks, Sage Intacct และ Microsoft Dynamics 365 Business Central ถ้าจะถามว่า โปรแกรมบัญชีไหนที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจ ขอตอบตรงนี้เลยว่า เลือกตามความต้องการของตัวเราเองหรือบริัทจะดีที่สุด
ความแตกต่าวขอวตัว ERP และ โปรแกรมบัญชี
ทั้งสองตัว เป็นเครื่องมือที่สำคัญสำหรับธุรกิจ แต่มีวัตถุประสงค์และความสามารถที่แตกต่างกันออกไปค่อนข้างมาก หวังว่าหลังจากที่ได้อ่านบทความทุกคนจะสามารถเข้าใจถึความแตกต่างของทั้ง 2 ตัวได้มากขึ้น
โปรแกรมบัญชี ERP
เป็นระบบที่ครอบคลุมมากขึ้นซึ่งรวมทุกด้านของการดำเนินงานทางการเงินของธุรกิจ ซึ่งรวมถึงการบัญชี การจัดการสินค้าคงคลัง การผลิต การขาย และการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) โดยทั่วไประบบบัญชี ERP จะใช้โดยธุรกิจขนาดใหญ่ที่ต้องจัดการการดำเนินงานที่ซับซ้อน
โปรแกรมบัญชี
เป็นระบบพิเศษที่เน้นงานบัญชี เช่น การรายงานทางการเงิน บัญชีเจ้าหนี้และลูกหนี้ และการกระทบยอดธนาคาร โดยทั่วไปแล้วซอฟต์แวร์บัญชีจะใช้โดยธุรกิจขนาดเล็กหรือแผนกภายในธุรกิจขนาดใหญ่นั่นเอง
วิธีเช็คให้ชัวร์ องค์กรควรเลือกอะไรระหว่างบัญชี ERP กับโปรแกรมบัญชี?
อย่างที่เราเคยบอกไปก่อนหน้านี้ ว่าถ้าจะต้องเลือกระหว่างบัญชี ERP กับโปรแกรมบัญชี สิ่งที่เราต้องเช็คเลยก็คือเรื่องของความต้องการขององค์กรนั่นเอง ปัจจัยในการเลือกก็มีไม่มาก ตามข้างล่างนี้เลย
1.พิจารณาจากขนาดขององค์กร เป็นหลัก
โดยทั่วไปแล้วระบบบัญชี ERP มีราคาแพงและซับซ้อนกว่าโปรแกรมบัญชี ดังนั้นจึงเหมาะสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีการดำเนินงานทางการเงินที่ซับซ้อนกว่ามาก โปรแกรมบัญชี เป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับองค์กรขนาดเล็กหรือกลาง ที่ไม่มีความซับซอนมาก หรือแผนกภายในองค์กรขนาดใหญ่ที่ต้องการจัดการงานบัญชีเท่านั้น
2.ขอบเขตความต้องการ
โดยทั่วไปแล้วระบบบัญชี ERP จะรวมทุกด้านของการดำเนินการทางการเงินของธุรกิจ รวมถึงการบัญชี การจัดการสินค้าคงคลัง การผลิต การขาย และการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ซอฟต์แวร์บัญชีมักมุ่งเน้นไปที่งานบัญชี เช่น การรายงานทางการเงิน บัญชีเจ้าหนี้และลูกหนี้ และยอดในธนาคาร ถ้าองค์กรของเราไม่จำเป็นต้องใช้ระบบการคลัง แนะนำให้เลือกเป็นโปรแกรมบัญชีจะดีกว่า
3.การผสานรวมกับระบบอื่นๆ
โดยทั่วไปแล้วระบบบัญชี ERP ได้รับการออกแบบให้ผสานรวมกับระบบธุรกิจอื่นๆ เช่น CRM และการจัดการสินค้าคงคลัง สิ่งนี้สามารถช่วยให้ธุรกิจมีความคล่องตัวในการดำเนินงานและปรับปรุงประสิทธิภาพ ซึ่งในส่วนนี้โปรแกรมบัญชี จะซอฟแวร์ที่ใช้รองรับในส่วนนี้
4.ค่าใช้จ่าย
โดยทั่วไปแล้วระบบบัญชี ERP จะมีราคาแพงกว่า ค่าใช้จ่ายของระบบบัญชี ERP จะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กร คุณสมบัติที่มีอยู่ในระบบ และระดับของการปรับแต่งที่จำเป็น หรือต่อให้ระบบจะไม่ได้มีการปรับแต่งเพิ่มเติมก็มีราคาที่แพงกว่าอยู่ดี
5.ความซับซ้อน
โดยทั่วไปแล้วระบบบัญชี ERP มีความซับซ้อนในการติดตั้งและใช้งานมากกว่า โปรแกรมบัญชี เนื่องจากระบบบัญชี ERP ผสานรวมกระบวนการทางธุรกิจที่หลากหลายและต้องการการปรับแต่งในระดับสูง โดยทั่วไปแล้วทำให้โปรแกรมบัญชีจะมีความซับซ้อนน้อยกว่า ใช้ระยะเวลาในการตั้งค่าปรับใช้งานไม่นาน
ท้ายที่สุดแล้ว ทางเลือกที่ดีที่สุดสำหรับองค์กรจะขึ้นอยู่กับความต้องการและข้อกำหนดเฉพาะขององค์กร หากองค์กรต้องการระบบที่ครอบคลุมเพื่อจัดการทุกด้านของการดำเนินงานทางการเงิน การบัญชี ERP เป็นตัวเลือกที่ดี หากองค์กรต้องการเพียงระบบเพื่อจัดการงานด้านบัญชี ซอฟต์แวร์บัญชีก็เป็นตัวเลือกที่ดีกว่า