คงปฏิเสธไม่ได้ว่า ปัจจุบันโปรแกรมพื้นฐานของแต่ละกิจการมีหลักๆไม่กี่อย่างเช่น โปรแกรม Microsoft Office เช่น Excel, Word และ โปรแกรมบัญชี ที่แทบทุกกิจการจะต้องมีใช้ นอกจากนั้นก็จะเป็น โปรแกรมติดต่อสื่อสารประเภท Line หรือ email เป็นต้น
ในบทความนี้ผมจะมารีวิวในส่วนของโปรแกรมโปรแกรมบัญชีครับ (Romney and Steinbart (2003) )ได้ให้คำจำกัดความไว้ว่า “โปรแกรมทางการบัญชี คือ ระบบการทำงานระบบหนึ่งซึ่งประกอบด้วย เทคโนโลยีสารสนเทศ ทรัพยากรมนุษย์ และนโยบายของบริษัท เน้นถึงการใช้ข้อมูลทางการบัญชีที่เกิดจากการดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจเพื่อ ให้บรรลุวัตถุประสงค์หลักดังนี้
1. การเก็บรวบรวมและบันทึกรายการค้าของธุรกิจ
2. การประเมินผลข้อมูลเพื่อให้ได้สารสนเทศที่มีประโยชน์ การวางแผน การสั่งการ และการควบคุม
3. การจัดให้มีการควบคุมข้อมูลของธุรกิจเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลมีความครบถ้วน ถูกต้อง และเชื่อถือได้ “
ดังนั้นความละเอียดซับซ้อนของโปรแกรมบัญชี จึงเป็นไปตามความละเอียดและซับซ้อนของธุรกิจ กล่าวคือ ถ้าธุรกิจเพิ่งเริ่มต้น ไม่มีความซับซ้อนอะไรสักเท่าไหร่ อาจจะไม่ต้องใช้โปรแกรมบัญชีเลยก็ได้ ใช้แค่เอกสารทำมือ หรือจะใช้ Excel ก็ได้ แต่พอทันที ที่ธุรกิจเริ่มซับซ้อนขึ้น มีข้อมูลมากขึ้นการทำมือ หรือ คุมด้วย Excel ก็อาจจะไม่พอจึงเป็นจุดเริ่มต้นของธุรกิจโดยมากที่หันมาใช้โปรแกรมบัญชีกัน
แล้วจะรู้ได้ยังไงครับว่า ธุรกิจนั้นถึงเวลาที่จะใช้โปรแกรมบัญชี กันแล้วหรือยัง??
โดยธรรมชาติแล้ว ตอนเริ่มต้นธุรกิจ ผู้ประกอบการจะไม่ค่อยสนใจหรอกครับว่า บัญชีจะเป็นยังไง คือจะสนใจแต่ว่าจะขายได้ไหม จะมียอดขายจากที่ไหน ส่วนบัญชีค่อยว่ากัน ดังนั้นตอนแรกๆ ของธุรกิจจะดูยุ่งๆเหยิงหน่อย แต่เมื่อธุรกิจผ่านไปถึงปีที่ 2 ปีที่3 เริ่มมีทุนจะเริ่มหันกลับมาดูบัญชีภายในของธุรกิจเราเองว่า จริงๆแล้วที่มีเงินสดหมุนเวียนนี่มีกำไรที่แท้ทรูเท่าไหร่กันแน่ ตอนนี้ผู้ประกอบการก็จะเริ่มต้นหาโปรแกรมบัญชีที่ตอบสนองธุรกิจของเขา
แต่ในตลาดนี่โปรแกรมบัญชีก็มีเยอะไปหมด แล้วเราจะเลือกยังไงดี
ก่อนอื่นต้องมาดูก่อนว่า โปรแกรมบัญชี จะต้องมีคุณสมบัติขั้นต่ำอะไรบ้าง โดนปกติแล้วโปรแกรมบัญชีจะต้องมีคุณสมบัติตามนี้ครับ
ด้านการ Setup ระบบ
อย่างน้อยเลยต้องมีให้ Setup ดังนี้
รหัสพื้นฐานเช่นพวกรหัสบัญชี รหัสสินค้า รหัสลูกหนี้ รหัสเจ้าหนี้
รหัสJob งาน รหัสการบริการต่างๆ
ด้านบันทึกบัญชีได้ (ถ้าลงไม่ได้ ก็ไม่ใช่โปรแกรมบัญชี)
ลงบันทึกสมุดรายวันได้
ลงบันทึกภาษีซื้อ ภาษีขาย ภาษีซื้อรอขอคืน ได้
ลงบันทึก ภงด 1 3 53 หัก ณ ที่จ่าย ภพ 30 และ ประกันสังคมได้
ออกรายงานแยกประเภท สมุดรายวัน งบกำไรขาดทุน กระดาษทำการ งบดุล วิเคราะห์งบการเงิน และ งบกระแสเงินสด ได้
ด้านการซื้อ
ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างน้อย
ใบขอซื้อ
ใบสั่งซื้อ
เอกสารรับสินค้า
เอกสารตั้งหนี้
เอกสารพวกงานซื้อประเภทต่างๆ เช่นซื้อในประเทศ ต่างประเทศ
รายงานการซื้อ เช่นสรุปการสั่งซื้อ สรุปสินค้าจากการสั่งซื้อ
ด้านการขาย
ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างน้อย
ใบเสนอราคา
ใบสั่งขาย
ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี
ใบส่งของ/ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
เครดิตโน้ต
เดบิตโน้ต
รายงานเกี่ยวข้องกับการขาย
ด้านการเงินรับ
ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างน้อย
ใบวางบิล
ใบเสร็จรับเงิน
ใบสำคัญรับชำระ
รายงานที่เกี่ยวข้องกับการรับชำระ และ พวกรายงานลูกหนี้ต่างๆ
ด้านการเงินจ่าย
ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างน้อย
การรับวางบิล
ใบสำคัญจ่ายชำระ
พวกเอกสารเงินสดย่อย
พวกเอกสารการตั้งหนี้ หรือค่าใช้จ่ายอื่นๆ
รายงานที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายชำระ และพวกรายงานเจ้าหนี้ต่างๆ
ด้านธนาคาร
ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างน้อย
ปรับปรุงธนาคาร
ดู Bank Statement
บันทึกการรับจ่ายเช็ค การเข้าเช็ค การ Reconcile Cheque
รายงานที่เกี่ยวข้องกับพวกความเคลื่อนไหว และ ยอดเงินในธนาคาร ซึ่งต้องสอดคล้องกับยอดบัญชีด้วยเช่นกัน
ด้านสต๊อกสินค้า
ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างน้อย
พวกเอกสารรับจ่าย ใบรับ ใบเบิกสินค้า ตรวจนับสต๊อก ปรับยอดสินค้า และอื่นๆ
ในโรงงานก็ควรมีพวกเอกสารสำหรับการผลิต
รายงานที่เกี่ยวข้องกับการรับจ่ายและจำนวนคงเหลือ พร้อมทั้งต้นทุนสินค้าในคลัง
ระบบสต๊อกในปัจจุบันนี้ อย่างน้อย ต้องมีการคำนวณต้นทุนแบบ FIFO และ Moving Average นะครับ ถ้าไม่มีนี่ไร้ค่าเลย เราจะไม่ทราบแม้แต่ว่า ต้องกระจายสินค้าไหนออกบ้าง
ด้านการวิเคราะห์ข้อมูล
พูดถึงโปรแกรมบัญชี ถ้ามีแต่เก็บเอกสารเก็บข้อมูล กับรายงานขั้นพื้นฐานแต่ไม่มีการวิเคราะห์ นี่มันก็ไร้ค่ายังไงไม่รู้ เพราะหัวใจของการเอาโปรแกรมบัญชีมาใช้งานก็เพื่อวิเคราะห์สถานะต่างๆของกิจการนี่เอง
ด้านอื่นๆ เช่นด้านการคำนวณค่าเสื่อม สินทรัพย์ ด้านเงินเดือนประกันสังคมเป็นต้น
คราวนี้พอเราทราบความต้องการขั้นต่ำของโปรแกรมบัญชีที่ใช้ในกิจการแล้ว เราก็ต้องมาดูต่อว่า แล้วธุรกิจเราต้องการแค่ไหน ต้องการแค่นี้ก็พอแล้ว หรือ ต้องมากกว่านี้อีกเช่น ธุรกิจเรามีการ pack สินค้าหรือ จัดชุดไปขายตามช่วงเทศกาล ธุรกิจเรามีการสั่งผลิตสินค้าเพื่อขาย ธุรกิจเราไม่ผลิตเลย แต่ไปจ้าง Supplier มาทำให้ หรือธุรกิจเราไม่มีสินค้าเลย มีแต่แค่บริการอย่างเดียวก็ต้องดูว่าจะควบคุมอะไรบ้าง เป็นต้น ธุรกิจเราปกติแล้วมีการเบิกงานไปใช้ล่วงหน้าแล้วค่อยมาเคลียร์กันหรือเปล่า หรือสินค้าของธุรกิจเรามันพิเศษเช่นมี Serial No มี วันหมดอายุ มี Lot อะไรประมาณนี้หรือไม่ ซึ่ง ถ้าเรามีความต้องการเหล่านี้ นั่นแสดงว่า โปรแกรมบัญชีที่ตอบแค่ความต้องการขั้นพื้นฐานไม่พอเสียแล้ว
เราจะต้องเลือกใหม่ ที่มี ฟังก์ชั่นสูงมากขึ้นๆ แต่แน่นอนว่ายิ่งสูงมากราคาก็ยิ่งแพง ถ้ายิ่งไปถึงระดับ ERP ราคายิ่งเป็นหลักล้าน ดังนั้น ในภาคธุรกิจที่ไม่ได้มีทุนทางด้านระบบสูงขนาดนั้น จึงจำเป็นต้อง ยอมปรับตัวให้เข้ากับระบบส่วนนึง เพื่อให้ใช้ระบบที่ไม่ต้องถึงขั้น ERP ให้ได้
ในปัจจุบันเมื่อโลกมาถึงยุค Cloud โปรแกรมบัญชี ก็ได้ปรับตัวให้ขึ้น Cloud เช่นกัน โดยเริ่มแรกในตลาดจะเป็นโปรแกรม straccountonline เกิดมาตั้งแต่ 10 ปีทีแล้ว แต่เข้าใจว่า internet ยุคนั้นช้า บวกกับความไม่เชื่อมั่นในเรื่องความปลอดภัยบน internet โปรแกรมจึงไม่ได้เป็นที่กล่าวขวัญมากมาย ถัดมาโปรแกรม straccountonline ได้พัฒนา Version ใหม่ขึ้นมาภายใต้ชื่อ ACCCLOUD ERP ซึ่งเป็น ระบบที่มีฟังก์ชั่นสูงกว่าตัวเดิมมาก ภายใต้เทคโนโลยีใหม่ โดยโปรแกรมเน้นไปทางด้านการผลิตมากขึ้น