โปรแกรมบัญชี ERP คืออะไร และมีขั้นตอนการใช้งานอย่างไร

“โปรแกรม ERP นั้นไม่ใช่ทุกสิ่งทุกอย่าง โปรแกรมเป็นเพียงเครื่องมือเท่านั้น”

นี่คือหัวใจหลักของการ Implement ระบบ ERP ให้ประสบความสำเร็จ หากเราทำการเชื่อมโยงการบริหารจัดการที่เน้นคุณภาพ ดังภาพ

เราจะเห็นว่า กิจกรรมเริ่มต้นของการจัดการในองค์กรคือ กิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับความเป็นระเบียบเรียบร้อย (วินัย) ในองค์กรเสียก่อน จากนั้นจึงนำไปสู่กิจกรรมอื่นๆที่มีความซับซ้อนมากขึ้นและมีคุณภาพมากขึ้น

ความหมายของคำว่า ERP

ERP = Enterprise Resource Planing หมายถึงการเอาทรัพยากรในองค์กรมาวางแผนการใช้งานอย่างเหมาะสม ดังนั้นจุดแรกเริ่มของการที่มีแนวคิดในการทำระบบ ERP มาใช้องค์กรนั้นคือ องค์กรต้องมีความเป็นระบบระเบียบมาแล้วระดับนึง และเอาระบบมาควบคุมกระบวนการทำงานให้เป็นระเบียบ และ นำข้อมูลที่ได้มาวางแผนการใช้งานให้เหมาะสม

ในหลายๆงานศึกษาวิจัยเกี่ยวกับการ Implement ระบบ ERP พบว่า อัตราส่วนความสำเร็จในการขึ้นระบบ ในองค์กรไม่มีความเป็นระเบียบ จะ น้อยกว่า องค์กรที่มีความเป็นระเบียบ อย่างมีนัยยะ

ระเบียบของงาน ERP ที่ดีควรเป็นอย่างไร

โดยเบื้องต้นคือ มีกฏเกณฑ์ มีการจัดเก็บเอกสาร หรือข้อมูล มีกระบวนการ การทำงานที่ชัดเจน สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งที่ควรจะมีเป็นเบื้องต้นก่อนจะลงทุนระบบ ERP

 

*** หมายเหตุ ในปัจจุบันนี้เราอาจจะเริ่มต้นจากระบบบัญชี (โปรแกรมบัญชี) ก่อนก็ได้ครับ เพราะเป็นสิ่งที่ง่าย – กระบวนการเอกสารเกิดหลังจากกิจกรรมไปแล้วเอามาบันทึกย้อนหลัง แล้วจึงค่อยมากกำหนดมาตรกฐานการทำงานกันไประหว่างดำเนินกิจการไปก็ได้ พอสักพักรู้สึกว่าเราทำงานเป็นขั้นตอนที่ชัดเจนและมีการจัดเอกสารได้ระดับนึงแล้ว ค่อยมาพัฒนาเป็นระบบ ERP ก็ได้ (เราจะรู้ได้เองครับว่า โปรแกรมบัญชีที่เรามีอยู่เริ่มจะไม่ตอบความต้องการของเราได้แล้ว

ขั้นตอนการขึ้นระบบ ERP

การขึ้นระบบ ERP โดยมากเราจะหลักๆ เน้น 3 ส่วนประกอบด้วยกันคือ.

 

  1. ข้อมูลนำเข้า เช่นรหัสบัญชี รหัสสินค้า รหัสลูกค้า รหัสผู้จำหน่าย รหัส BOM อะไรพวกนี้เป็นต้น
  2.  กระบวนการธุรกิจที่ชัดเจน และแบบฟอร์มเอกสารในแต่ละกระบวนการธุรกิจ
  3.  บทบาท และ หน้าที่ของบุคลากรในองค์กร เช่นใครทำหน้าที่ใดต้องออกเอกสารใด ใครอนุมัติ เป็นต้น

การใช้งานระบบ ERP

โดยมีขั้นตอน 5 ขั้นตอนคือ

  1. ค้นหาให้เจอก่อนว่า ERP ตัวนี้จะนำเข้ามาเพื่อแก้ปัญหาเรื่องอะไร
  2. กำหนด Scope งานให้ชัดเจน
  3. นำเข้าข้อมูลที่ต้องใช้ในโปรแกรม
  4. ปรับระบบให้สอดคล้องกับองค์กร
  5. ทดสอบ และ นำไปใช้งานจริง

ระบบ ERP เหมาะกับองค์กรหรือบริษัทแบบไหน

อ่านมาถึงตรงนี้แล้ว ทุกคนคงเกิดความสงสัยว่าแล้วระบบ ERP นั้นเหมาะกับองค์กรหรือบริษัทแบบไหน คำตอบก็คือเหมาะสำหรับทุกๆ ธุรกิจและองค์กร ตั้งแต่ขนาดกลางไปจนถึงขนาดใหญ่รวมถึงระดับของธุรกิจอุตสาหกรรมด้วย การนำระบบ ERP เข้ามาใช้ในธุรกิจหรือองค์กร จะมีส่วนช่วยในการลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน เพราะระบบ ERP จะมีรูปแบบการทำงานที่เป็นประโยชน์และนำมาประยุกต์ใช้ได้ตามรูปแบบธุรกิจ

ERP Communicate

ประโยชน์การใช้โปรแกรม ERP

เนื่องจากประโยชน์ของระบบ ERP ขึ้นอยู่กับฟังก์ชั่นต่างๆ ของระบบ่าธุรกิจของคุณสามารถนำไปประยุกต์เข้ากับการทำงานได้มากน้อยแค่ไหน เราจะขอยกตัวอย่างประโยชน์จาก โปรแกรมบัญชี AccCloud ERP ออกมาเป็นข้อๆ เพื่อให้เข้าใจได้ง่าย ดังนี้ 

  1. ระบบงานขาย – ประกอบด้วยเอกสาร เสนอราคา สั่งขาย มัดจำรับชำระ ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี ใบส่งของชั่วคราว ใบกำกับภาษี การขายสด การตั้งหนี้ลูกค้า การติดตามสถานะการขาย โดยที่ระบบจะสามารถ เชื่อมโยงไปยังใบสั่งผลิตในโรงงานได้ และสามารถเชื่อมไปยังจัดรถขนส่งได้
  2. ระบบงานซื้อ – ระบบซื้อสินค้าจะมีการควบคุณคุณภาพของสินค้าที่รับเข้ามา การวิเคราะห์ประสิทธิภาพของผู้จำหน่าย การรับสินค้ามีทั้งแบบแสดงราคาสินค้าตอนรับและไม่แสดงราคา การติดตามเอกสารสั่งซื้อได้ว่าเอกสารใดที่ยังรับไม่ครบ สามารถติดตามไปถึง Supplier ได้ว่าใบสั่งซื้อใบนี้ได้จัดส่งของมาให้หรือยัง ในส่วนของงานซื้อบริการ ประกอบไปด้วย เอกสารใบขอซื้อ ใบสั่งซื้อ ใบรับบริการ ใบซื้อบริการเป็นเงินสด และ เอกสารใบตั้งหนี้ผู้จำหน่าย โดยโปรแกรมจะทำการควบคุมด้านต้นทุนต่อ Job บริการได้
  3. ระบบบริหารการผลิต – ส่วนนี้ช่วยให้คุณสามารถจัดการการผลิตได้อย่างครบวงงจระ เริ่มจากการออกแบบระบบผลิตในหลายรูปแบบตั้งแต่ การกำหนดสูตร การกำหนดขั้นตอน/รายละเอียดการผลิต การติดตามงานผลิตผ่านระบบ Andriod การคุมต้นทุนการผลิต โดยให้กับทางผู้ใช้งานสามารถติดตามสถานะการผลิตพร้อมทั้งทราบถึงต้นทุนได้แบบ Real Time 
  4. ระบบงานคลังสินค้า – ในระบบนี้จะทำการควบคุมทั้งปริมาณ และมูลค่า โดยที่มูลค่าใช้รูปแบบ FIFO ระบบสินค้า และจะมีการเชื่อมโยงการรับสินค้ามาจากระบบซื้อ(ใบรับสินค้า) และ การตัด Stock ออกไปจากระบบขาย (ใบส่งของ) ได้
  5. ระบบงานการเงิน – ช่วยบริหารจัดการงานด้านการเงิน ทำให้ธุรกิจและองค์กรสามารถดำเนินงานได้ราบรื่น ลดกระบวนการทำงาน มีระบบ AI คอยประมวลผลระหว่างการทำงาน
  6. ระบบงานบัญชี – ปรแกรมจะทำการเชื่อมข้อมูลมายังบัญชีแยกประเภทให้อัตโนมัติ โดยที่ผู้ใช้สามารถเรียกรายงานแยกประเภท รายงานงบกำไรขาดทุน งบแสดงฐานะการเงิน งบกระแสเงินสด วิเคราะห์งบการเงิน การปิดงวดปัญชี การกลับรายการบัญชี ระบบตรวจสอบความถูกต้องของการลงบัญชี รวมถึงระบบ Pivot Accounting Balance ข้อมูลทุกรายงานสามารถ Export ไปยัง Excel ได้ทั้งหมด
  7. ระบบเงินเดือนแล้วพนักงาน – เป็นระบบเสริมด้านการจัดการการเข้าออกของพนักงาน พร้อมทั้ง คำนวณเงินเดือน ประกันสังคมและ ออกสลิปเงินเดือนให้โดยอัตโนมัติ ไม่ต้องมาทำซ้ำทุกๆ เดือน
  8. ระบบควบคุมงานก่อสร้าง – ช่วยให้คุณสามารถจัดการกับรายรับ รายจ่าย ควบคุมงบประมาณการก่อสร้าง ป้องกันปัญหาค่าใช้จ่ายเกินงบ ออกเอกสาร Bill Of Quantity (BOQ), Project Planing และ ทำ Cost Break down Analysis
  9. ระบบเชื่อมโยงข้อมูล API – เชื่อมต่อข้อมูล ยอดขายเข้ากับร้านค้าออนไลน์ของคุณได้ทันที ไม่ต้องบันทึกหรือทำงานซ้ำซ้อน สามารถเชื่อมโยงยอดขายจาก Lazada, Shopee และ Website eCommerce ได้แบบ Real Time ช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบผลลัพธ์ของธุรกิจได้อย่างรวดเร็ว ทันใจ ดูแลและจัดการบัญชีได้ง่ายดายราวกับมืออาชีพ
  10. ระบบขายหน้าร้าน – การซื้อ-ขายสินค้าหน้าร้านดด้วยระบบ POS ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการขายสินค้า มีการ รวบรวมประวัติลูกค้า ข้อมูลการสั่งซื้อ สามารถคิดเงินการซื้อ-ขายได้อย่างรวดเร็ว หมดห่วง เรื่องการขาย เพราะระบบพร้อมช่วยจำนวยสะดวกทุกขั้นตอนให้กลายเป็นเรื่องง่าย เหมือนมีผู้ช่วยคอยดูแลหน้าร้านให้ตลอดเวลา

เลือกใช้งานระบบ ERP ของ AccCloud ดียังไง

โปรแกรมบัญชี AccCloud ERP เป็นโปรแกรมที่มีจุดเริ่มต้นมากจากโปรแกรมบัญชี และ ถูกพัฒนาต่อยอดมาสู่ระบบ ERP ที่เน้นด้านอุตสาหกรรมการผลิต และ บริการเป็นหลัก ดังนั้นผู้ใช้งานโปรแกรมบัญชี AccCloud.co หากวันนึงธุรกิจจะต้องปรับตัวให้ไปใช้ระบบ ERP ตัวโปรแกรมสามารถรองรับได้ในทันทีไม่ต้องมาเสียเวลาเปลี่ยนโปรแกรมใหม่

โปรแกรมบัญชี AccCloud เป็นโปรแกรมที่มีคุณสมบัติเหล่านี้ครบถ้วน เป็นโปรแกรมระดับ ERP แต่ราคาระดับโปรแกรมบัญชีทั่วไป  เข้าชมบริการเพิ่มเติมได้ที่ โปรแกรมบัญชี AccCloud

Education Template

Scroll to Top