ในยุคที่เทคโนโลยีและความเปลี่ยนแปลงในสภาวะการเงิน เข้ามามีบทบาทสำคัญในการบริหารธุรกิจ การใช้งานโปรแกรมบัญชีเป็นอีกหนึ่งเครื่องมือที่สำคัญสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและกลาง (SMEs) และธุรกิจขนาดใหญ่ตามท้องถิ่น โดยที่การนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในการบัญชีช่วยให้การจัดการทางการเงินเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและถูกต้องยิ่งขึ้น
การใช้งานโปรแกรมบัญชี ERP
โปรแกรมบัญชี ERP (Enterprise Resource Planning) คือระบบซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยในการบริหารจัดการทั้งหมดของธุรกิจ ไม่เพียงแค่ด้านการเงินและบัญชีเท่านั้น แต่รวมถึงด้านอื่น ๆ ทั้งการผลิต การจัดซื้อ การขาย การจัดการคลังสินค้า การบริหารทรัพยากรมนุษย์ และกระบวนการทางธุรกิจอื่น ๆ อีกมากมาย
ระบบ ERP ช่วยในการผสานการทำงานของระบบต่าง ๆ ในองค์กร เพื่อให้ข้อมูลและกระบวนการทำงานสามารถประสานกันได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ โดยประสิทธิภาพในการใช้งาน ERP มาจากการใช้ข้อมูลที่เหมือนกันในระบบเดียวกัน ช่วยให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้ง่ายขึ้น เนื่องจากมีข้อมูลที่ถูกต้องและมีความเชื่อถือได้นั่นเอง
ฟังก์ชันหลัก ๆ ของโปรแกรมบัญชี ERP
- การบริหารงานการเงินและบัญชี: ช่วยในการบันทึกรายรับรายจ่าย, การจัดการสมุดบัญชี, การสร้างงบการเงิน, การคำนวณภาษี, และรายงานทางการเงินที่เกี่ยวข้อง
- การจัดการคลังสินค้า: ช่วยในการติดตามสินค้าในคลัง, การจัดการออร์เดอร์, การจัดส่งสินค้า และการจัดการระบบคลังสินค้าเพื่อให้สามารถรับ-ส่งสินค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- การจัดการโครงการ: ช่วยในการวางแผนและติดตามการดำเนินงานของโครงการ รวมถึงการจัดการทรัพยากรที่เกี่ยวข้องกับโครงการนั้น
- การจัดการการผลิต: ช่วยในการวางแผนการผลิต, การติดตามกระบวนการผลิต, การจัดการการสั่งซื้อวัตถุดิบ, การวางแผนการใช้วัตถุดิบ และการจัดการสินค้าสำเร็จรูป
- การบริหารทรัพยากรมนุษย์: ช่วยในการบันทึกข้อมูลพนักงาน, การจัดการเวลาทำงาน, การคำนวณเงินเดือน, การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ และการจัดการกับข้อมูลความรู้ของพนักงาน
แนวโน้มการใช้งานโปรแกรมบัญชี ERP ในอนาคต
แนวโน้มการใช้งานโปรแกรมบัญชี ERP ในอนาคต ิยังคงมีความสำคัญและเป็นไปอย่างต่อเนื่อง เนื่องจากมีคุณสมบัติและประโยชน์ที่ส่งผลให้ธุรกิจนั้น ๆ มีประสิทธิภาพในการบริหารจัดการทั้งภายในและภายนอก ดังนี้
1. การบริหารจัดการทั้งหมด
โปรแกรมบัญชี ERP จะเป็นศูนย์กลางที่รวมการบริหารจัดการทั้งหมดของธุรกิจ เช่น การเงิน การผลิต การขาย คลังสินค้า ทรัพยากรมนุษย์ และกระบวนการทางธุรกิจอื่น ๆ ที่ส่งผลให้การเชื่อมโยงข้อมูลและกระบวนการทำงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
2. ความสามารถในการปรับแต่ง
โปรแกรมบัญชี ERP ในอนาคต จะมีความสามารถในการปรับแต่งให้เหมาะสมกับธุรกิจและองค์กรแต่ละแห่งมากยิ่งขึ้น ซึ่งช่วยให้ธุรกิจสามารถกำหนดกระบวนการทำงานและรายละเอียดที่เป็นพิเศษให้เหมาะสมกับความต้องการของตน
3. การใช้เทคโนโลยีเชิงนวัตกรรม
การพัฒนาทางเทคโนโลยีต่าง ๆ อย่างระบบคลาวด์ (Cloud) ปัญญาประดิษฐ์ (AI) ระบบเข้ารหัส (Encryption) และการวิเคราะห์ข้อมูล (Analytics) จะทำให้โปรแกรมบัญชี ERP มีความสามารถในการให้ข้อมูลที่มีคุณค่าและประสิทธิภาพสูงขึ้น
4. ความเชื่อมโยงกับอุปกรณ์ IoT
อุปกรณ์ IoT (Internet of Things) ที่เชื่อมต่อกับโปรแกรมบัญชี ERP สามารถให้ข้อมูลสารสนเทศเกี่ยวกับการผลิต คลังสินค้า การขาย และกระบวนการธุรกิจอื่น ๆ ที่สามารถนำมาวิเคราะห์และใช้ในการตัดสินใจได้
5. ระบบการชำระเงินและการเงินดิจิทัล
โปรแกรมบัญชี ERP ในอนาคตอาจมีการรวมระบบการชำระเงินและการเงินดิจิทัลเข้ากับระบบ ช่วยในการทำธุรกรรมการเงินออนไลน์และการจัดการการเงินให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
6. การปรับใช้ตามกฎหมายและข้อกำหนด
โปรแกรมบัญชี ERP จะต้องสามารถปรับใช้เพื่อตรงกับข้อกำหนดทางกฎหมายและข้อกำหนดทางการเงินที่เปลี่ยนแปลงได้ เช่น การปฏิบัติตามข้อกำหนดภาษี การบัญชีที่ตรงตาม GAAP และอื่น ๆ
7. การทำงานร่วมกับอินเทอร์เน็ตแห่งสรรพสิ่ง
ส่วนใหญ่แล้ว, การทำงานร่วมกับเครือข่ายแห่งสรรพสิ่งจะช่วยให้ธุรกิจสามารถแบ่งปันข้อมูลกับคู่ค้า ผู้จัดการ ลูกค้า และอื่น ๆ ได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
ทั้งนี้ การใช้งานโปรแกรมบัญชี ERP ในอนาคตจะเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการที่ทั้งอยู่ในองค์กรและเชื่อมโยงกับโลกภายนอกได้อย่างมีประสิทธิภาพและยืดหยุ่นขึ้น เพื่อเพิ่มความสามารถในการบริหารจัดการธุรกิจ โดยที่ยังคงให้ความสำคัญกับการทำงานร่วมกับแผนกและกระบวนการทางธุรกิจที่แตกต่างกันอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดที่สุด