การปิดงบการเงินหมายถึงกระบวนการที่ใช้ในการสรุปและบันทึกข้อมูลทางการเงินขององค์กรหรือบริษัทในระยะเวลาที่กำหนด ปกติแล้ว การปิดงบการเงินเป็นกระบวนการที่ทำขึ้นเป็นประจำทุกๆ ปีหรือระยะเวลาที่กำหนด ซึ่งรวมถึงการสร้างรายงานการเงินสำคัญ เช่น งบกำไรขาดทุน (Income Statement) งบการเงินสรุปผลกิจกรรมทางการเงิน (Statement of Cash Flows) และงบสมดุล (Balance Sheet) ซึ่งเป็นเอกสารที่สำคัญในการวิเคราะห์และประเมินผลการดำเนินธุรกิจขององค์กร เพื่อสร้างรายงานการเงินสรุปผลกำไรหรือขาดทุนและสภาพการเงินอื่น ๆ ให้แก่ผู้ที่เกี่ยวข้อง เช่น ผู้บริหาร ผู้ถือหุ้น พนักงาน และผู้อื่นที่ให้ความสนใจด้านการเงินภายในบริษัท
การปิดงบการเงิน สำคัญกับบริษัทขนาดไหน
สำคัญกับบริษัททุกขนาดไม่ว่าจะเป็นบริษัทขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ เพราะงบการเงินเป็นเอกสารที่สำคัญในการวิเคราะห์และประเมินผลการดำเนินธุรกิจขององค์กร นอกจากนี้ การปิดงบการเงินยังเป็นการสร้างความโปร่งใสและความน่าเชื่อถือให้กับองค์กรต่อสถานะทางการเงินขององค์กรและผู้ที่เกี่ยวข้องอื่นๆ
องค์กรขนาดใหญ่ อาจมีทีมงานการเงินภายในที่รับผิดชอบในการปิดงบการเงิน โดยมีบัญชีและผู้เชี่ยวชาญทางการเงินภายในที่เป็นผู้รับผิดชอบภายในระบบ องค์กรที่ใหญ่ขนาดยังมักมีความซับซ้อนในการดำเนินการทางการเงิน ซึ่งอาจต้องรวมกับข้อมูลทางการเงินจากสาขาหรือธุรกิจย่อยต่างๆ ภายในบริษัท
สำหรับบริษัทขนาดเล็ก หรือร้านค้าขนาดเล็ก อาจใช้บริการจากผู้ที่มีความชำนาญในการบัญชีและการเงินภายนอกแทน อย่าง บริษัทที่ให้บริการด้านบัญชี บริการที่ปรึกษาการเงิน หรือบริษัทตรวจสอบและปิดงบการเงิน (Audit and Accounting Firms) เข้ามาทำแทน เนื่องจากการจ้างพนังงานการเงินเข้ามา อาจไม่คุ้มทุนที่ต้อเสียให้แบบรายเดิน การจ้างบรษัทภายนอก ถือว่าเป็นทางออกที่ดีที่สุดนั่นเอง
ขั้นตอนการปิดงบการเงินปกติประกอบด้วยขั้นตอนหลักๆ ดังนี้:
ขั้นตอนการปิดงบการเงินอาจมีความหลากหลายและขึ้นอยู่กับลักษณะและขนาดขององค์กร แต่ขั้นตอนที่กล่าวมาเป็นขั้นตอนพื้นฐานที่ถูกนำมาใช้ในหลายองค์กรเพื่อปิดงบการเงินและสร้างรายงานการเงิน ก่อนส่งสรรพกรดท่านั้น
- รวบรวมข้อมูลการเงิน เริ่มต้นด้วยการรวบรวมข้อมูลทางการเงินที่จำเป็น เช่น ใบบันทึกการเงิน (financial transactions), รายงานการเงินรายเดือน/รายไตรมาส, รายงานการเงินของส่วนต่างๆ ในองค์กร เป็นต้น
- การบันทึกข้อมูล ข้อมูลการเงินภาษีซื้อ-ขายที่รวบรวมมาจะต้องถูกบันทึกในระบบบัญชีขององค์กร โดยใช้วิธีการบัญชีที่ถูกต้องและเป็นไปตามหลักการบัญชีที่กำหนด
- การตรวจสอบการเงินที่เดินบัญชี หรือ Statement ในขั้นตอนนี้จะตรวจสอบข้อมูลการเงินที่บันทึกไว้ว่าถูกต้องและครบถ้วนหรือไม่ และทำการปรับปรุงหากพบข้อผิดพลาดหรือข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง
- เริ่มสร้างรายงานการเงิน หลังจากที่ข้อมูลการเงินถูกตรวจสอบและปรับปรุงเรียบร้อยแล้ว จะทำการสร้างรายงานการเงินต่างๆ เช่น งบกำไรขาดทุน, งบการเงินสรุปผลกิจกรรมทางการเงิน, และงบสมดุล
- การตรวจสอบโดยผู้ตรวจสอบภายนอก (หากมี) บริษัทหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายในการตรวจสอบและปิดงบการเงินอาจมาตรวจสอบรายงานการเงินเพื่อยืนยันความถูกต้องและเชื่อถือได้ เป็นข้อมูลจัดเก็บสำหรับกิจการต่อไป ไม่น้อยกว่า 5 ปี ตามที่กฎหมายกำหนด
- การส่งงบ รายงานการเงินที่สร้างขึ้นจะถูกนำส่งให้กรมพัฒนาธุรกิจการค้า และกรมกสรรพากรภายใน 150 วัน นับจากวันสิ้นรอบระยะเวลาบัญชี
การปิดงบการเงินในองค์กรมักมีความซับซ้อนและจำเป็นต้องมีผู้ที่มีความรู้และความชำนาญในการบัญชีและการเงินมารับผิดชอบ บางองค์กรอาจมีทีมงานการเงินภายในที่รับผิดชอบในการปิดงบการเงิน ในขณะที่องค์กรอื่นๆ อาจเลือกที่จะจ้างบริษัทการเงินภายนอกแทน เพื่อลดค่าใช่จ่ายที่ไม่จำเป็นกับบริษัท