นักบัญชีหลายๆคนอาจจะชินกับการทำบัญชีแบบซ้ำไปซ้ำมา คือ รับลังเอกสารมาจากลูกค้า แล้วเอามาบันทึกใหม่อีกรอบโดยโปรแกรมบัญชี หรือ ไม่ก็ Excel ซึ่งนับว่าเสียเวลาและ เสียสายตาเป็นอย่างมาก ในการบันทึกเอกสารเป็นลังๆ เพื่อสรุปภาษีซื้อ ภาษีขาย และ ทำบัญชีปรับ Journal และอื่นๆ
ซึ่งในแต่ละบริษัท บางบริษัททำรายการออกเอกสารด้วยมือ บางแห่งทำด้วยเครื่อง ซึ่งมากมายหลายรูปแบบ และในแต่ละวันเอกสารมีจำนวนมากมายมหาศาลเช่นร้านค้าปลีก ซึ่งออกบิลในแต่ละวันร่วมร้อยใบ รายการบิลเหล่านี้สุดท้ายจะต้องส่งมายังสำนักงานบัญชีเพื่อบันทึกใหม่ และส่งภาษี
ด้วยเหตุนี้การทำบัญชีจึงดูแล้วเป็นงานที่ซ้ำซ้อนและการแก้ปัญหาก็ไม่ตรงจุดสักที (คือต่อให้หน้าร้านออกเอกสารจากโปรแกรมบัญชีแล้ว ทางสำนักงานก็ยังต้องเอาเอกสารเหล่านั้นมาบันทึกใหม่ หรือ ถ้า Copy ฐานข้อมูลมา ทางสำนักงานก็ยังต้องไปซื้อโปรแกรมที่ลูกค้าใช้มาติดตั้ง ซึ่งต้นทุนในการทำบัญชียิ่งสูงขึ้นไปอีก และ ต้องมีเครื่องจำนวนมากเพื่อรองรับ
โปรแกรมสารพัดโปรแกรมที่ลูกค้าใช้ ) นอกจากนั้น กว่าที่เจ้าของกิจการจะรู้สถานะการเงินของตนเอง ก็ต้องรอไม่ต่ำกว่าครึ่งเดือน หรือไม่ก็เดือนนึง
ปัญหาเหล่านี้ล้วนเกิดมาจากการการทำงานในรูปแบบเดิมๆ ใช้เทคโนโลยีโปรแกรมบัญชีแบบเดิมๆ ปัญหาจึงเกิดขึ้นแบบเดิมๆ ผลคือ ในปัจจุบัน ในสำนักงานจึงพบว่าเด็กรุ่นใหม่ๆ มาทำบัญชีเป็นอาชีพกันลดลง เกิดภาวะขาดแคลนแรงงาน (บันทึกโปรแกรมบัญชี) ซึ่งปัญหาเหล่านี้คือปัญหาจากเทคโนโลยีเสียส่วนมาก
วิธีและแนวทางการแก้ปัญหา
เปลี่ยนเทคโนโลยีครับ ไปใช้โปรแกรมบัญชีบนระบบ Cloud ที่เชื่อถือได้ โดยให้ลูกค้าเป็นผู้บันทึกข้อมูลขายหรือเปิดบิลขาย เปิดใบแจ้งหนี้ หรือเอกสารใบสั่งซื้อ ใบรับของ ต่างๆ จากหน้าร้าน ส่วนทางสำนักงานบัญชีเปลี่ยนบทบาทเป็น Setup โปรแกรมบัญชี ให้ลูกค้าบันทึกเอกสารตามที่เราวางเอาไว้ได้ และทำหน้าที่แค่การตรวจสอบเอกสารเท่านั้น
เป็นการแก้ปัญหาที่สาเหตุอย่างแท้จริง ไม่ต้องจ้างพนักงานจำนวนมาก เพื่อบันทึกเอกสาร ไม่ต้องเสี่ยงต่อการที่พนักงานลาออกกลางคัน เมื่อพนักงานใช้ไม่มาก ก็สามารถเพิ่มเงินเดือนคนที่มีอยู่ให้สูงได้ และเข้าเหล่านั้นเมื่อเงินเดือนสูง ก็ไม่คิดจะลาออก จึงเกิดความต่อเนื่องของงานได้มากกว่า โดยให้พนักงานบัญชีทำงานในทักษะที่สูงขึ้นในด้านการวางระบบได้
ผลการเปลี่ยนวิธีการทำงาน
จากที่ทางบริษัท AccCloud ผู้พัฒนาโปรแกรมบัญชีออนไลน์บน Cloud เจ้าแรกในประเทศไทย ได้ทำการทดสอบโดยให้สำนักงานบัญชีใช้โปรแกรมนี้กับลูกค้าสำนักงานบัญชีแล้ว พบว่า ลดการทำงานลงได้ 50%-70% จริงๆ เนื่องจากภาระการออกเอกสารย้ายไปอยู่ในฝั่งของลูกค้า โดยสำนักงานจะทำหน้าที่ในช่วงแรกคือการ Set ระบบการทำงานการออกเอกสารให้ลูกค้าบันทึกตามต้นแบบ และ จากนั้นสำนักงานจะเป็นฝ่ายตรวจสอบแทน โดยคร่าวๆ ซึ่งทางบริษัทลูกค้าก็ไม่ต้องจ่ายค่า Software ระบบ