อาชีพการทำงานมีหลากหลายงานและหลายรูปแบบการทำงาน บางทีก็ทำเป็นบริษัท บางที่ก็ทำเป็นหน่วยงานเล็กๆ แต่ที่มาแรงที่สุดทุกวันนี้คือการทำงาน Freelance ที่ให้อิสระที่ยืดหยุ่นได้มากกว่า การทำงานภายใต้บริษัทหรือองค์กร เพราะประสานงานกับลูกค้าได้โดยตรง ทำงานทีไหนเมื่อไหร่ก็ได้ ไม่ต้องมากังวลว่าจะต้อง WFH ไหม หรือทำงานวันหยุด เพราะ Freelance เป็นนายตัวเอง อยากทำงานเมื่อไหร่ก็ได้ หรืออยากหยุดวันไหนก็ได้ แต่เรื่องหนึ่งที่สำคัญมากๆ คือการทำเอกสาร เพราะ Freelance ต้องออกเอกสารเอง ทำบัญชีเอง และอื่นๆ ตามที่ขั้นตอนของการทำงานทั่วไปทั้งหมดด้วยตัวเอง แล้วเอกสารอะไรบ้างที่ Freelance มืออาชีพ ควรรู้ไว้ เรามีคำตอบ
เอกสารเรื่องธุรกิจที่ Freelance มืออาชีพต้องรู้ไว้
เอกสารธุรกิจเป็นเอกสารที่มีความสำคัญในการทำงานมาก เพราะมีความเกี่ยวข้องด้านการเงินด้วย และอีกทั้งยังทำให้การทำงาน Freelance ของเราเนี่ย ดูเป็นมืออาชีพมากๆ น่าเชื่อถือ และจัดระเบียบงานได้เป็นอย่างดี เพราะการทำงานร่วมกับองค์กรต่างๆ ควรทำงานให้เป็นทางการ และเอกสารธุรกิจเหล่านี้ยังช่วยชี้แจ้งให้ได้รับข้อมมูลที่ชัดเจนกันทั้ง 2 ฝ่ายด้วย ทำให้ “เอกสารธุรกิจ” เป็นเรื่องที่ชาว Freelance ควรรู้เพราะมีผลอย่างมากในการรับงานจากบริษัทหรือองค์กรต่างๆ
มีเอกสารอะไรบ้างที่ Freelance มืออาชีพต้องออกด้วยตัวเอง
ว่าด้วยเรื่องความสำคัญของเอกสารธุรกิจไปแล้ว มีเอกสารธุรกิจอะไรบ้างที่ Freelance ต้องออกด้วยตนเองเพื่อส่งให้กับลูกค้า องค์กร หรือบริษัท ที่เราได้รับงานมาบ้าง มาดูกัน
1. ใบเสนอราคา
อันดับแรก ใบเสนอราคาหรือ Quotation เป็นเอกสารที่ใช้สำหรับชี้แจงแผนการทำงานและราคา (Cost) ที่ลูกค้าต้องจ่าย เอกสารใบนี้จะหลังจากได้ผ่านการคุยงานกับลูกค้า สอบถามถึงความต้องการและขอบเขตงานต่างๆ เมื่อบรีฟข้อมูลงานกันเรียบร้อยแล้วก็จะมีการทำเอกสารตัวนี้ออกมาเพื่อส่งให้กับลูกค้าต่อไป
ข้อมูลภายในเอกสาร ใบเสนอราคา
- รายละเอียดของงาน ตามความต้องการของลูกค้า
- ราคาการทำงาน ที่กำหนด
- เงื่อนไขการทำงาน เช่น แก้ไขข้อมูลได้กี่ครั้ง
- การคิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่นอกเหนือจากบริการ (ถ้ามี)
- ช่องทางการติดต่อ
- เลขประจำตัวประชาชน
2. ใบแจ้งหนี้
ใบแจ้งหนี้หรือ Invoice เป็นเอกสารสำคัญเพราะใช้ในการเรียกเก็บเงินกับลูกค้าหลังจากเราได้ทำข้อตกลงการทำงาน อาจจะเป็นการเก็บเงินบางส่วนก่อนการเริ่มงาน การเรียกเก็บแบบแบ่งงวด หรือหลังการทำงานเสร็จสิ้นลงแล้ว
ข้อมูลภายในเอกสาร ใบแจ้งหนี้
- รายละเอียดของงานจากใบเสนอราคา
- ยอดที่ต้องลูกค้าาต้องจ่าย
- ระยะเวลาในการชำระยอด
- การคิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่นอกเหนือจากบริการ (ถ้ามี)
- ช่องทางการติดต่อ
- เลขที่บัญชีสำหรับการชำระเงิน
3. ใบเสร็จรับเงิน
แล้วตัวเอกสารของใบเสร็จรับเงินหรือ Receipt เนี่ย Freelance ต้องออกเองด้วยไหม หลายคนคงสงสัย และคำตอบก็คือ”ทำครับ” เอกสารใบเสร็จรับเงินจะใช้ออกหลังจากได้ส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้า และได้รับยอดการชำระเงินจากลูกค้าแล้ว เพื่อใช้ยืนยันว่าได้รับยอดการชำระเงินจากลูกค้าแล้ว แต่สำหรับ Freelance นั้นไม่จำเป็นต้องมีใบกำกับภาษี ซึ่งจะต่างจากบริษัทหรือองค์กรที่ต้องมี
ข้อมูลภายในเอกสาร ใบเสร็จรับเงิน
- รายละเอียดของงานจากใบเสนอราคา
- จำนวนเงินที่ได้รับยอดการชำระเงิน
- วันที่การรับเงิน
- ช่องทางการรับชำระเงิน
- ช่องทางการติดต่อ
เอกสารสำคัญที่ Freelance มืออาชีพต้องเก็บไว้ ห้ามลืมเด็ดขาด
การทำ Freelance ไม่เพียงแค่ต้องออกเอกสารเองเท่านั้น ยังต้องมีการเก็บเอกสารไว้อีกด้วย เอกสารที่เหล่า Freelance ต้องเก็บไว้นั้นก็คือ “หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย” หรือเรียกอีกชื่อว่า “ใบทวิ 50” เป็นเอกสารที่ Freelance จะได้รับจากบริษัทหรือองค์กรที่ได้ร่วมงานกัน เพราะต้องใช้ในการยื่นภาษีเงินได้ของบุคคลธรรมดาในแต่ละปี และถ้าได้รับไม่ถึงเกณฑ์ก็สามารถติดต่อขอคืนได้เช่นกัน
เปลี่ยนการทำเอกสารให้กลายเป็นเรื่องง่ายๆ ด้วยโปรแกรมบัญชีออนไลน์ AccCloud
สำหรับ Freelance หลายๆ คนอาจจะไม่ได้มีความรู้ด้านการทำเอกสารมากนัก หรือบางคนก็อาจจะไม่เคยทำเลย การหันมาใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ AccCloud การทำเอกสารจะง่ายขึ้นเพราะมีฟังค์ชั่นให้เลือกใช้หลากหลายและปรับให้เข้ากับไลฟ์สไตล์การทำงานของคุณได้
- ปรับแบบฟอร์มเอกสารได้ตามความต้องการ
- รองรับการออกเอกสารในนามบุคคล
- รองรับพร้อมกับรูปแบบเอกสารสำหรับคนทำงาน Freelance เช่น
- ใบเสนอราคา
- ใบแจ้งหนี้
- ใบเสร็จรับเงิน
- ระบบการแจ้งเตือนข้อมูล
- รองรับการเก็บข้อมูลบนระบบ Cloud ป้องกันข้อมูลศูนย์หาย
- รองรับการ Export ไฟล์เป็น .pdf และส่งผ่าน E-mail
ถ้าคุณรู้สึกสนใจโปรแกรมบัญชี Accloud ยังสามารถ ทดลองเข้าใช้งานโปรแกรม ก่อนได้ เพื่อดูว่าระบบการทำงานแบบไหน แบบฟอร์มเป็นยังไง ตรงกับความต้องการของเราหรือไม่ และสำหรับใครที่อยากทราบข้อมูลเพิ่มเติมก็สามารถเข้าดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ acccloud.tech หรือติดต่อสอบถามเพิ่มเติมได้ที่ ติดต่อเรา