ในปัจจุบัน การใช้แรงงานคนในการทำงาน หรือที่เรียกว่าระบบ Mannual กลายเป็นสัญลักษณ์ของความล้าหลัง ถ้าพูดถึงการทำธุรกิจก็จะมีสิ่งหนึ่งควบคู่ตามกันมาคือการทำบัญชี เพราะมีความเกี่ยวข้องและสัมพันธ์กับหลายสิ่งมากๆ ไม่ว่าจะเป็นการจ่ายภาษี การคุมต้นทุน งบกำไรต่างๆ และการใช้คนในการทำบัญชี ก็มักจะเกิดความผิดพลาดและล่าช้า ทำให้เกิดการสร้างสิ่งที่จะช่วยให้การทำบัญชีสะดวกมากขึ้น นั่นก็คือ “โปรแกรมบัญชี” ที่จะเข้ามามีส่วนช่วยในการทำบัญชีของธุรกิจ ช่วยลดต้นทุน เก็บรักษาข้อมูล จัดแจงงานบัญชีและแบ่งส่วนงานต่างๆ ขององค์กร แต่การใช้โปรแกรมบัญชีก็ยังคงต้องการคนคอยควบคุมการทำงานอยู่แต่ใช้กำลังคนน้อยลง ทำให้ไม่ต้องจ้างพนักงานจำนวนมาก ซึ่งก่อนที่จะเริ่มใช้โปรแกรมบัญชี มีข้อที่ควรรู้ก่อนการขึ้นระบบโปรแกรมบัญชี
แนะนำข้อที่ควรรู้ ก่อนเริ่มขั้นตอนการขึ้นระบบโปรแกรมบัญชี
1. ประชุมสรุปหาความต้องการ
รวบรวมตัวแทนทีมงานแต่ละส่วน เพื่อเข้าร่วมการประชุมหาความต้องการของระบบ ว่าถ้าต้องการใช้โปรแกรมบัญชี มีความจำเป็นยังไงบ้าง และมีฟังก์ชั่นอะไรที่จำเป็นสำหรับธุรกิจของเรา และมีความจำเป็นมากพอหรือไม่ ที่จะลงทุนใช้โปรแกรมบัญชี เพื่อให้การทำงานง่ายขึ้น
2. Mapping การใช้งาน
วางแผนการใช้งานของโปรแกรมบัญชีที่ต้องการว่าแต่ละหน่วยงาน มีความจำเป็นต้องใช้ฟังก์ชั่นส่วนไหนบ้างของโปรแกรม เพื่อให้การทำงานมีความชัดเจนและราบรื่น เพราะการวางแผนที่ดีจะช่วยให้ การทำงานแต่ละหน่วยงานขึ้นและทำงานร่วมกันได้ดี
3. สอนการใช้งานหน่วยที่เกี่ยวข้อง
หลังจากประชุมสรุปหาความต้องการและวางแผนการทำงานเรียบร้อยแล้ว ก็ต้องมีการเชิญตัวแทนของแต่ละหน่วยงานมาศึกษาวิธีการทำงานของโปรแกรมบัญชี เพื่อให้เข้าใจวิธีการทำงานอย่างถูกต้อง
4. จัดเตรียมข้อมูล
จัดเตรียมข้อมูลต่างๆ ที่ต้องใช้ตาม template ที่ถูกเตรียมไว้ด้วย Microsoft Excel เพื่อให้นำข้อมูลการเงินต่างๆ ที่ต้องนำเข้าระบบโปรแกรมบัญชีได้ง่าย และข้อมูลมีความถูกต้อง
5. นำข้อมูลเข้าสู่ระบบ
หลังจากทำการเตรียมข้อมูลเรียบแล้ว ให้เริ่มนำข้อมูลทั้งหมดที่ได้เตรียมไว้อัพโหลดขึ้นบนโปรแกรมบัญชี ข้อมูลเหล่านี้จะถูกนำไปใช้ในการคำนวณ วิเคราะและสร้างแบบฟอร์มต่างๆ ของโปรแกรมบัญชี
6. นัดอบรมการใช้งานแยกแต่ละแผนก
หลังจากที่ตัวแทนแต่ละหน่วยงานได้รับการสอนวิธีการใช้งานแล้ว ก็ต้องนำความรู้ที่ได้มาสอนแก่พนักงานคนอื่นภายในแผนก เพื่อให้เข้าใจวิธีการทำงานและใช้งานอย่างทั่วถึง
7. ปรับแต่งแบบฟอร์ม
ก่อนการเริ่มใช้โปรแกรมบัญชี ต้องปรับแบบฟอร์มให้สอดคล้องกับการใช้งาน เพราะในแต่ละแบบฟอร์มจะมีรายละเอียดของธุรกิจที่แตกต่างกันออกไป และจะได้ไม่ต้องเสียเวลาในการแก้ไขแบบฟอร์มหลายๆ ครั้ง
8. ขึ้นระบบ และ ติดตามข้อมูลที่เข้าสู่ระบบ
เริ่มการใช้งานโปรแกรมบัญชี และคอยติดตามข้อมูลภายในโปรแกรมว่ามีความครบถ้วนหรือ จะได้ลดโอกาสเกิดความผิดพลาด และได้รับข้อมูลที่ถูกต้อง 100%
และทั้งหมดนี่ก็คือ ข้อที่ควรรู้ก่อนเริ่มขั้นตอนการขึ้นระบบโปรแกรมบัญชี ที่ทำได้ง่ายและไม่ยากการปรับมาใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ดีกว่าการทำบัญชีแบบเดิม ที่อาจเกิดข้อผิดพลาดได้ตลอดเวลาและล่าช้ามาก การหันมาใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์จะช่วยให้การทำบัญชีและการจัดการของธุรกิจคุณง่ายมากยิ่งขึ้น และลดความผิดพลาดจากการทำงาน ด้วยฟังก์ชั่นและแบบฟอร์มเอกสารที่หลากหลาย ทำให้ไม่จำเป็นต้องจ้างพนักงานจำนวนมาก และในทุกขั้นตอนการขึ้นระบบโปรแกรมบัญชี จะมีทีมดูแลและให้คำปรึกษาการใช้งานจากโปรแกรมบัญชีออนไลน์ ทำให้ไม่ต้องกังวลในแต่ละขั้นตอนเลย
สำหรับใครที่สนใจใช้งานโปรแกรมบัญชี AccCloud ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ : AccCloud.tech
หรือถ้าอยากดูฟังก์ชั่นเพิ่มเติมก็สามารถเข้าทดลองการใช้งานได้ที่ คลิ๊ก